El pasado 22 de septiembre de 2023 el Banco Central del Uruguay emitió la Circular N° 2.436 introduciendo diversas modificaciones en lo que respecta al uso de Cheques. En el presente informe se sintetizan las modificaciones más significativas:
1 – Modificaciones en las características materiales de los Cheques:
Se elimina la obligatoriedad del uso de tintas reactivas a la luz ultravioleta.
2 – Plazos de conservación de Cheques:
Se establece una nueva obligación en cuanto a la conservación y custodia de los cheques. De acuerdo con las modificaciones, tanto los cheques físicos como sus copias digitalizadas deben ser preservados por un período mínimo de 6 meses a partir de la fecha de vencimiento del plazo de presentación al cobro. En casos donde se inicie una acción judicial relacionada con el cheque, se le deberá comunicar al Banco y los plazos se suspenderán hasta que se emita una sentencia judicial definitiva. Además, se permite que otras entidades, distintas del banco receptor realicen esta custodia, pero la responsabilidad final recae en el banco receptor.
3 – Uso de Cheques Digitalizados:
La Circular también introduce disposiciones detalladas en relación con los cheques digitalizados, es decir, aquellos que siendo originalmente de soporte físico se convierten en versiones digitales para su posterior procesamiento. Bajo estas nuevas directrices, los bancos deben continuar ofreciendo métodos tradicionales para presentar cheques al cobro, además de habilitar canales digitales.
En este sentido, los bancos pueden permitir a sus clientes el envío de imágenes digitalizadas de cheques en lugar de presentar los cheques físicos. Sin embargo, antes de su presentación digital, es obligatorio que el cheque físico sea inutilizado, evitando así la circulación simultánea del mismo título valor en dos formatos distintos.
Es fundamental destacar que la fecha de digitalización debe coincidir con la fecha de presentación al cobro, y los cheques que no cumplan con este requisito serán rechazados por el banco.
4 – Obligaciones y Requisitos para Cheques Digitalizados:
A continuación, se resumen los aspectos clave que deben tenerse en cuenta:
- Cuando un cheque es digitalizado, se requiere que el tenedor del cheque lo marque como «digitalizado» en el frente y dorso del documento. Los bancos tienen la responsabilidad de verificar este marcado y, en caso de incumplimiento, pueden rechazar la imagen.
- Los contratos celebrados entre los bancos y sus clientes deben incluir cláusulas que detallen cómo se gestionarán los cheques digitalizados, incluyendo plazos y responsabilidades de ambas partes. Estos contratos deben estar disponibles para la inspección del BCU y pueden ser objeto de modificación si se consideran inequitativos.
- Los bancos deben establecer políticas claras para categorizar a sus clientes y determinar el tipo de servicio que se les proporcionará en relación con la digitalización de cheques.
- Las instituciones financieras que reciben cheques digitalizados deben cumplir con una serie de requisitos y obligaciones, incluida la exigencia de que los clientes remitan los documentos físicos en el plazo acordado, en caso de omisión por parte de estos últimos.
- La Circular establece condiciones técnicas para la captura y transmisión de imágenes de cheques, incluyendo requisitos relacionados con la calidad de la imagen y la seguridad en la transmisión. Es importante resaltar que la digitalización debe realizarse al presentar el cheque, no antes.
5 – El Cheque digitalizado como título ejecutivo:
Conforme a la regulación ateniente a los Cheques, se establece que cuándo se presente un cheque digitalizado junto con el certificado de rechazo emitido por el banco, este constituirá título ejecutivo.
En este contexto, se regula de manera detallada el contenido y las características del certificado de rechazo. A saber:
- La imagen del frente, dorso y, si es aplicable, la hoja de prolongación de endosos del cheque cartular, tal como se envió por el tenedor al momento de su presentación al cobro.
- Una explicación del motivo del rechazo. En caso de falta de fondos o fondos insuficientes en la cuenta del librador para el pago del cheque, esto también debe quedar registrado en el certificado de rechazo, incluso si la razón del rechazo es diferente.
- La fecha y hora de la presentación al cobro.
- La identificación del banco girador, incluyendo su nombre o razón social, cédula de identidad o número de RUT, y domicilio registrado en el banco. En caso de que el certificado sea firmado por apoderados, se deben proporcionar los datos del titular y de los firmantes.
- Además, el certificado de rechazo puede ser entregado en formato de papel o formato digital, asegurando su capacidad de transmisión y ejecución. En el caso de emisión en papel, debe estar firmado por personal autorizado del banco receptor. Si se emite en formato digital, la firma electrónica avanzada del personal autorizado es necesaria. La elección entre estas dos formas de emisión puede ser solicitada expresamente por el tenedor del cheque rechazado.
6 – Modificaciones Relativas a la Compensación Electrónica:
En lo que respecta a las especificaciones y requisitos para la compensación automatizada de documentos, la Circular ahora exige, cuando se presente un cheque digitalizado para su cobro, que se cuente con un software capaz de adaptar las imágenes recibidas al formato definido en el artículo 30 de la RNSP.
Adicionalmente, se introduce una novedad al permitir que los documentos presentados para compensación y firmados digitalmente puedan llevar la firma de manera individual o a nivel de archivo de datos e imágenes.
En concordancia con estas modificaciones, el banco receptor tiene la responsabilidad de verificar, en nombre del banco girado, que las imágenes digitales enviadas cumplan con los requisitos establecidos anteriormente y asegurarse de que la imagen sea fiel al documento original o al cheque digitalizado, según corresponda.
Asimismo, el banco receptor debe cumplir con las siguientes obligaciones:
- Custodiar los documentos originales durante un período mínimo de 6 meses en el caso de cheques y 3 años para letras de cambio, contados desde el día siguiente a la presentación de los documentos para la compensación.
- Conservar una copia de las imágenes enviadas durante un período no menor a 6 meses para cheques y 3 años para letras de cambio, a partir del día en que el banco receptor envía los documentos para la compensación. Esto marca una modificación en los plazos previamente establecidos, que eran uniformes de 1 año, independientemente de si se trataba de cheques o letras de cambio.
- Por último, la Circular impone al banco receptor la responsabilidad de retener y entregar los documentos rechazados al depositante, en nombre del banco girado, o emitir y entregar el certificado de rechazo en el caso de cheques digitalizados.
